Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa kroki, jakie pracownicy powinni podjąć, aby zgłosić naruszenia lub nieprawidłowości w miejscu pracy. Obejmuje to m.in.:
1.Przyjmowanie zgłoszeń:
- Określenie osoby lub jednostki odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń (np. dział HR).
- Wskazanie sposobów przekazywania zgłoszeń przez sygnalistów (np. e-mail, formularz).
- Regulacje dotyczące anonimowych zgłoszeń.
2. Weryfikacja i działania następcze:
- Procedura musi zawierać informacje o osobie lub jednostce odpowiedzialnej za weryfikację zgłoszeń.
- Określenie, jakie działania zostaną podjęte po weryfikacji (np. śledztwo, działania naprawcze).
3. Rejestracja i raportowanie raportowanie:
- Procedura powinna wymagać rejestrowania zgłoszeń wewnętrznych.
- Określenie, jakie informacje będą zawarte w rejestrze (np. numer zgłoszenia, data, opis naruszenia).
4. Dostępność i komunikacja:
- Procedura powinna być dostępna dla wszystkich pracowników.
- Informowanie pracowników o procedurze i możliwości zgłaszania naruszeń.
Powyższe kroki mają na celu zapewnienie przejrzystości, bezpieczeństwa i skuteczności procesu zgłaszania wewnętrznych nieprawidłowości w organizacji. Dokładnie opisuje to przyjęta ustawa w Art.25.1
