Sygnalista w urzędzie
Ważne informacje dla każdego urzędnika
Sygnalista w urzędach państwowych (samorządy, gminy)
Wszystkie instytucje rządowe i podległe im jednostki powinny wprowadzić przepisy dotyczące ochrony sygnalisty oraz udostępnić bezpieczny i poufny kanał zgłoszeniowy. Wymagania dotyczące wdrożenia i utrzymania systemu określa projekt polskiej ustawy oraz Dyrektywa (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa UE.
Spis Treści
- Kim jest sygnalista w administracji publicznej?
- Jakie organy publiczne są zobowiązane do wprowadzenia ustawy i dyrektywy UE?
- Dlaczego posiadanie poufnych kanałów zgłoszeń w organach państwowych jest takie ważne?
- Procedury i poufne kanały zgłaszania zdarzeń w urzędach – od kiedy obowiązek ochrony?
- Obowiązki w administracji publicznej związane z ustawą i dyrektywą UE.
Kim jest sygnalista w administracji publicznej?
Kim jest sygnalista w jednostkach administracji publicznej – to każda osoba, która zauważy nadużycia i nieprawidłowości, a następnie wykorzystując bezpieczny i poufny kanał zgłoszeniowy, dokona zgłoszenia.
Najczęściej zgłaszającymi osobami, mającymi wiedzę na temat incydentów w organach państwowych są:
- urzędnicy (np: pracownicy urzędów, organów państwowych),
- wykonawcy, podwykonawcy i dostawcy,
- osoby prowadzące działalność gospodarczą (np: wspólnicy, akcjonariusze, członkowie zarządu),
- mieszkańcy (osoby które są świadkami nieprawidłowości w ich gminach, urzędach i jednostkach organów państwowych).
Jakie organy publiczne są zobowiązane do wprowadzenia ustawy i dyrektywy UE?
W przypadku jednostek administracji państwowej obowiązek wdrożenia i stosowania procedur i kanałów zgłaszania zdarzeń i nieprawidłowości należy do wszystkich organów publicznych są to np:
- urzędy gmin, starostwa, urzędy wojewódzkie, marszałkowskie
- podmioty będące własnością urzędów,
- podmioty będące pod kontrolą jednostek samorządu terytorialnego, np. szkoły, przedszkola, żłobki.
Należy pamiętać, że ustawodawca od wskazanego obowiązku może zwolnić gminy liczące mniej niż 10 000 mieszkańców lub zatrudniające mniej niż 50 pracowników. Decyzja w zakresie ewentualnych zwolnień należy do ustawodawcy. Kryteria mogą jeszcze zostać zmienione ponieważ ustawa nadal jest w fazie projektu.
Dlaczego posiadanie poufnych kanałów zgłoszeń w organach państwowych jest takie ważne?
- pracownikiem,
- osobą prowadzącą działalność gospodarczą,
- akcjonariuszem lub wspólnikiem,
- członkami zarządu,
- wykonawcami, podwykonawcami i dostawcami.
W głównej mierze wynika to z charakteru prowadzonych spraw oraz mogących się pojawić w nich podejrzeń o działania:
- przeciwko interesom finansowym Unii Europejskiej,
- związane z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych,
- dotyczące mienia wielkiej wartości, grożące szkodą wielkiej wartości lub taką szkodę powodujące,
- łapownictwa i płatnej protekcji,
- prania pieniędzy,
- fałszowania oraz obrotu fałszywymi pieniędzmi, środkami lub instrumentami płatniczymi,
- fałszowania faktur oraz posługiwania się takimi fakturami,
Procedury i poufne kanały zgłaszania zdarzeń w urzędach - od kiedy obowiązek ochrony?
Osoby zgłaszające nieprawidłowości w urzędach są już chronione od 17.12.2021r. na podstawie Dyrektywy UE 2019/1937. Pamiętajmy jednak, że prace nad polską ustawą jeszcze trwają i do dnia dzisiejszego ustawodawca nie przyjął ostatecznych celem implementacji dyrektywy. Dlatego też nie jest do końca wiadomo, jakie obowiązki dokładnie zostaną nałożone na jednostki samorządu terytorialnego (JST) oraz podmioty stanowiące ich własność lub znajdujące się pod ich kontrolą. Ma to wpływ na trend w jednostkach organów państwowych, które jeszcze czekają na dokładne wytyczne w sprawie ochrony sygnalistów. W związku z tym, zasadnym wydaje się podjęcie odpowiednich działań już teraz przez podmioty z sektora publicznego
Obowiązki w administracji publicznej związane z ustawą i dyrektywą UE
- przygotować procedury zgłaszania nieprawidłowości wraz z ich regulaminami,
- stworzyć bezpieczny i anonimowy kanał raportowania naruszeń, zarówno wewnętrzny jak i zewnętrzny (w celu przekazania posiadanych informacji do organu nadrzędnego, kontrolującego dany podmiot publiczny),
- posiadać system ochrony sygnalistów przez cały czas funkcjonowania.
Dodatkowo organy publiczne muszą sporządzać sprawozdanie, w którym zawarte będą dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych, obejmujące:
- liczbę przyjętych zgłoszeń zewnętrznych,
- liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych
zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań, - szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego – o ile organ publiczny posiada te dane.
