Obecnie na dzień 25.07.2022 r. mamy kolejne zmiany w projekcie ustawy „o sygnalistach”, które z punktu widzenia przedsiębiorców dotyczą m.in: 

• wdrożenia obowiązku określenia w procedurze wewnętrznej systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych 
• doprecyzowania zasad retencji danych – dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych mają być przechowywane przez okres 15 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończenia postępowań zainicjowanych tymi działaniami 
• usunięcia zapisu odwołującego się bezpośrednio do nadszarpnięcia reputacji sygnalisty w mediach społecznościowych jako jednej z zakazanych form odwetu i zastąpienie go szerszym zapisem zakazującym naruszenia dóbr osobistych w ogóle 

Obecnie na dzień 25.07.2022 r. mamy kolejne zmiany w projekcie ustawy „o sygnalistach”, które z punktu widzenia przedsiębiorców dotyczą m.in: 

• wdrożenia obowiązku określenia w procedurze wewnętrznej systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych 
• doprecyzowania zasad retencji danych – dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych mają być przechowywane przez okres 15 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończenia postępowań zainicjowanych tymi działaniami 
• usunięcia zapisu odwołującego się bezpośrednio do nadszarpnięcia reputacji sygnalisty w mediach społecznościowych jako jednej z zakazanych form odwetu i zastąpienie go szerszym zapisem zakazującym naruszenia dóbr osobistych w ogóle 

Obecnie na dzień 25.07.2022 r. mamy kolejne zmiany w projekcie ustawy „o sygnalistach”, które z punktu widzenia przedsiębiorców dotyczą m.in: 

• wdrożenia obowiązku określenia w procedurze wewnętrznej systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych 

• doprecyzowania zasad retencji danych – dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych mają być przechowywane przez okres 15 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończenia postępowań zainicjowanych tymi działaniami 
• usunięcia zapisu odwołującego się bezpośrednio do nadszarpnięcia reputacji sygnalisty w mediach społecznościowych jako jednej z zakazanych form odwetu i zastąpienie go szerszym zapisem zakazującym naruszenia dóbr osobistych w ogóle 

M.in. powinien: 

• zawierać bezpieczne kanały przyjmowania zgłoszeń (muszą umożliwiać dokonywanie zgłoszeń na piśmie lub ustnie, w tym za pomocą bezpośredniego spotkania ze zgłaszającym lub elektronicznie za pomocą aplikacji) 
• powinien osobie dokonującej zgłoszenia wysłać takie potwierdzenie przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania 
• należy wyznaczyć bezstronną osobę lub utworzyć wew. jednostkę organizacyjną do komunikacji i podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami 
• umożliwiać podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych przez wyznaczoną osobę lub wyznaczoną jednostkę 

• termin na przekazanie informacji zwrotnych, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia  
• umożliwić dokonywanie zgłoszeń anonimowych i ich należytą obsługę (jak wyżej) 
• stworzyć odpowiednią procedurę, wew. regulamin, przeszkolić zarówno sygnalistów z obsługi systemu zgłoszeń jak i samych administratorów (osoby wyznaczone) 

To tylko niektóre punkty pozwalające stworzyć system zgłoszeń naruszeń, by spełnić obowiązek dyrektyw UE w tym zakresie oraz polskiej ustawy, która pewnie niebawem będzie obowiązywać. Wszystkich zainteresowanych, którzy poszukują kompleksowego rozwiązania (pomocy) dla tego zadania zachęcamy do kontaktu z nami.  

Regulamin powinien zawierać ustawowy katalog naruszeń, może zawierać katalog naruszeń wew. przepisów i reguł zdefiniowanych w firmie. Informować kto może być sygnalistą (według dyrektyw i lub przyjętych przepisów krajowych), kim jest osoba przyjmująca zgłoszenia i je obsługująca (osoba, lub jednostka organizacyjna, lub podmiot zew. wyznaczony do weryfikacji zgłoszenia, komunikacji z sygnalistą, nadzorująca działania następcze). Określić możliwe kanały zgłoszeń wew. naruszeń oraz opisać dokładnie jak będzie to realizowane w przypadku anonimowym oraz jawnym. Określić procedurę rozpatrywania zgłoszeń oraz terminów realizacji (ustawowe 7 dni akceptacja zgłoszenia i 3 mc. działania wyjaśniające). Zachęty i kary obowiązujące zarówno sygnalistów, jak i administratorów (osoby odpowiedzialne za proces zgłoszeń). Powinien być opisany rejestr zgłoszeń (co jest zbierane i jak jest to prowadzone), opisane działania odwetowe, które są wykluczone i nie mogą być zastosowane wobec sygnalisty (przynajmniej te opisane w dyrektywie i prawie krajowym). W jakich sytuacja sygnalista może zgłosić naruszenie do organu zewnętrznego (publicznego np. Rzecznika Praw Obywatelskich) oraz dokonać ujawnienia publicznego. 

Każda osoba lub jednostka organizacyjna powołana przez podmiot prawny (przedsiębiorcę) do obsługi zgłoszeń od sygnalistów. Dopuszcza się zlecenie tego zadania zewnętrznemu podmiotowi, z którym musimy podpisać umowę i zapewnić prawidłowe działanie systemu oraz ochronę sygnalistów i ich interesów (zapobieżenie działań odwetowych) oraz danych osobowych.