Obecnie na dzień 25.07.2022 r. mamy kolejne zmiany w projekcie ustawy „o sygnalistach”, które z punktu widzenia przedsiębiorców dotyczą m.in: 

• wdrożenia obowiązku określenia w procedurze wewnętrznej systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych 
• doprecyzowania zasad retencji danych – dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych mają być przechowywane przez okres 15 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończenia postępowań zainicjowanych tymi działaniami 
• usunięcia zapisu odwołującego się bezpośrednio do nadszarpnięcia reputacji sygnalisty w mediach społecznościowych jako jednej z zakazanych form odwetu i zastąpienie go szerszym zapisem zakazującym naruszenia dóbr osobistych w ogóle 

24 czerwca 2024 r. w Dziennik Ustaw opublikowano ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Prezydent RP podpisał ustawę 19 czerwca 2024 r. 

Ustawa wejdzie w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia, czyli 25 września 2024 r. Wyjątkiem są przepisy o zgłoszeniach zewnętrznych które wejdą w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia. 

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: 

• pracownik; 

• pracownik tymczasowy; 

• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; 

• przedsiębiorca; 

• prokurent; 

• akcjonariusz lub wspólnik; 

• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; 

• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; 

• stażysta; 

• wolontariusz; 

• praktykant; 

• funkcjonariusz  

• żołnierz  

M.in. powinien:  

• zawierać bezpieczne kanały przyjmowania zgłoszeń (muszą umożliwiać dokonywanie zgłoszeń na piśmie lub ustnie, w tym za pomocą bezpośredniego spotkania ze zgłaszającym lub elektronicznie)  

• powinien osobie dokonującej zgłoszenia wysłać takie potwierdzenie przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania  

• należy wyznaczyć bezstronną osobę lub utworzyć wew. jednostkę organizacyjną do komunikacji i podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami  

• umożliwiać podejmowanie z zachowaniem należytej staranności działań następczych przez wyznaczoną osobę lub wyznaczoną jednostkę  

• termin na przekazanie informacji zwrotnych, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia   

• umożliwić dokonywanie zgłoszeń anonimowych i ich należytą obsługę (jak wyżej)  

• stworzyć odpowiednią procedurę, wew. regulamin, przeszkolić zarówno sygnalistów z obsługi systemu zgłoszeń jak i samych administratorów (osoby wyznaczone)  

To tylko niektóre punkty pozwalające stworzyć system zgłoszeń naruszeń, by spełnić obowiązek dyrektyw UE w tym zakresie oraz polskiej ustawy, która została opublikowana w DZIENNIKU USTAW RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ dnia 24 czerwca 2024 r.  

Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa kroki, jakie pracownicy powinni podjąć, aby zgłosić naruszenia lub nieprawidłowości w miejscu pracy. Obejmuje to m.in.: 

1.Przyjmowanie zgłoszeń: 

• Określenie osoby lub jednostki odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń (np. dział HR). 

• Wskazanie sposobów przekazywania zgłoszeń przez sygnalistów (np. e-mail, formularz). 

• Regulacje dotyczące anonimowych zgłoszeń. 

2. Weryfikacja i działania następcze: 

• Procedura musi zawierać informacje o osobie lub jednostce odpowiedzialnej za weryfikację zgłoszeń. 

• Określenie, jakie działania zostaną podjęte po weryfikacji (np. śledztwo, działania naprawcze). 

3. Rejestracja i raportowanie raportowanie: 

• Procedura powinna wymagać rejestrowania zgłoszeń wewnętrznych. 

• Określenie, jakie informacje będą zawarte w rejestrze (np. numer zgłoszenia, data, opis naruszenia). 

4. Dostępność i komunikacja: 

• Procedura powinna być dostępna dla wszystkich pracowników. 

• Informowanie pracowników o procedurze i możliwości zgłaszania naruszeń. 

Powyższe kroki mają na celu zapewnienie przejrzystości, bezpieczeństwa i skuteczności procesu zgłaszania wewnętrznych nieprawidłowości w organizacji. Dokładnie opisuje to przyjęta ustawa w Art.25.1 

Każda osoba lub jednostka organizacyjna powołana przez podmiot prawny (przedsiębiorcę) do obsługi zgłoszeń od sygnalistów. Dopuszcza się zlecenie tego zadania zewnętrznemu podmiotowi, z którym musimy podpisać umowę i zapewnić prawidłowe działanie systemu oraz ochronę sygnalistów i ich interesów (zapobieżenie działań odwetowych) oraz danych osobowych.